Arbeitszeiten-Rechner in Excel für die Schule

Arbeitszeiten-Rechner

Für Verwaltungsangestellte, Sozialpädagogen, Erzieherinnen und andere Mitarbeiter, die nicht verbeamtet sind, müssen die Ferienzeiten in die Wochenarbeitszeit eingearbeitet werden.

Eine sehr einfache, aber ziemlich ungenaue Faustregel lautet:

Der/Die Mitarbeiter*in müsste lt. Vertrag 46 Wochen im Jahr arbeiten (52 Wochen minus 6 Wochen Urlaub), tatsächlich ist er aber wegen der Ferien nur 39 Wochen in der Schule tätig. Folglich müssen der tariflich vereinbarten Arbeitszeit sieben Wochen, verteilt auf 39 Wochen, hinzugefügt werden.

Als Formel: Stundenzahl mal 46 geteilt durch 39

Beispiel: 25 Wstd mal 46/39 = 29,49 Wstd

Genauer geht es mit dem Arbeitszeiten-Rechner. Er berücksichtigt die tatsächlich anfallenden Arbeitsstunden im Jahr und hält zudem einen Dienstplan bereit. Seine Handhabung ist denkbar einfach.

  1. Trage die für dein Bundesland gültigen allgemeinen Jahres-Arbeitstage ein. Die Website www.arbeitstage.org, zum Beispiel, gibt Auskunft.
  2. Im Allgemeinen besteht ein Urlaubsanspruch von sechs Wochen pro Jahr. Das sind bei einer 5-Tage-Woche 30 Urlaubstage, bei einer 4-Tage-Woche 24 ...
    Für ältere Arbeitsnehmer besteht ein höherer Urlaubsanspruch.
  3. Hier ist die Vollzeit-Stundenzahl einzutragen. Für Verwaltungsangestellte beträgt sie z. B. 40,1 Wochenstunden.
  4. Mit wie vielen Wochenstunden ist die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter angestellt?
  5. Wie viele Tage pro Woche arbeitet der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin in der Schule? Es besteht rechnerisch eine Korrespondenz zur Zählung der Arbeitstage in Tabellenblatt "Kalender"; deswegen ist  korrekte Eingabe an dieser Stelle unbedingt notwendig, um veritable Ergebnisse zu erhalten.
  1. Gib die gültige Jahreszahl ein.
  2. Trage in die freien Felder den Buchstaben "d" als Kürzel für "Dienst" in den Kalender ein. Die Anzahl der Dienst-Tage wird von Excel gezählt und in das Tabellenblatt "Eingabe" übernommen.
  3. Wähle erneut das Tabellenblatt "Eingabe". Dort ist am Ende (in Fettdruck) die Anzahl der Wochenarbeitszeit in Std. und Min. berechnet.

Für den Arbeitgeber (und für dich) mag es hilfreich sein zu wissen, mit welchen Tätigkeiten die Arbeitszeit belegt ist.

  1. Ein Plan (beispielsweise für die Sozialpädagogin) könnte wie im Bild dargestellt aussehen. Trage zunächst bis zu fünf Arbeitsbereiche in den Plan ein.
  2. Übernimm die Bereiche in die auf der rechten Seite hellgrün unterlegten Felder. Excel berechnet die Wochenarbeitszeit.
  3. Plausibilitätsprüfung 1: Hier wird die Stundensumme aus den fünf Bereichen verglichen mit der Anzahl der Stunden im Arbeitsplan. Beide Summen stimmen hier überein, folglich erscheint der Hinweis: Okay!
  4. Plausibilitätprüfung 2: Hier wird die Anzahl der Stunden im Arbeitsplan verglichen mit der auf halbe Stunden abgerundeten Wochenarbeitszeit. Die Zahlen stimmen nicht überein, es erfolgt der Hinweis: Bitte prüfen! Hier ist die Sozialpädagogin mit einer Stunde zu wenig eingeteilt. Ergänze die Arbeitszeit im Plan.

Excel gibt eine "Restzeit" aus, die im Plan kaum unterzubringen ist. Ich rege an, diese Arbeitszeit als "Vertrauensarbeitszeit" (Botengänge, Fachgespräch, Elternabende, Fortbildungen) einzustufen; sie beträgt in jedem Fall weniger als eine halbe Stunde pro Woche.

Freilich kann sie in einem differenzierteren Plan auch minutengenau ausgewiesen werden.

  1. Trage die Uhrzeiten des Dienstplans ein. Excel berechnet die Wochenarbeitszeit.
  2. Excel prüft, ob die Wochenarbeitszeit im Dienstplan mit der im Tabellenblatt "Eingabe" berechneten übereinstimmt: "Okay!" oder "Bitte prüfen!"
Unter "WochePlus" können zusätzliche Dienstzeiten eingetragen werden. Es ist allerdings nicht sehr sinnvoll, nachdem hier ein allgemeiner Plan aufgestellt ist. Aber irgendwie hab ich den Platz halt mal gefüllt, wenn er schon mal da ist. Vielleicht gibt's ja auch eine regelmäßige Tätigkeit, die am Wochenende ausgeübt wird.
  1. Trage die Uhrzeiten des Dienstplans ein. Excel berechnet die Wochenarbeitszeit.
  2. Excel prüft, ob die Wochenarbeitszeit im Dienstplan mit der im Tabellenblatt "Eingabe" berechneten übereinstimmt: "Okay!" oder "Bitte prüfen!"
Unter "WochePlus" können zusätzliche Dienstzeiten eingetragen werden. Es ist allerdings nicht sehr sinnvoll, nachdem hier ein allgemeiner Plan aufgestellt ist. Aber irgendwie hab ich den Platz halt mal gefüllt, wenn er schon mal da ist. Vielleicht gibt's ja auch eine regelmäßige Tätigkeit, die am Wochenende ausgeübt wird.

Für einen Dienstnachweis gibt's eine extra Datei: Dienstnachweis

Arbeitszeiten-Rechner in Excel für die Schule